Kaltimtoday.co, Penajam - Sekretaris Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Disdukcapil) PPU, Mawar, menyoroti tantangan besar yang dihadapi oleh instansinya terkait dengan kearsipan, terutama dalam aspek pencapilan.

Mawar menjelaskan bahwa Disdukcapil PPU memiliki sejarah kearsipan yang sangat penting, terutama dalam hal pencapilan, dengan data yang telah digunakan selama puluhan tahun.

"Pencapilan merupakan bidang yang memiliki kearsipan yang signifikan di Disdukcapil. Data tersebut digunakan selama puluhan tahun, yang membuatnya menjadi berbeda dengan pendaftaran penduduk yang lebih dinamis," jelas Mawar.

Pencapilan, sebagai bagian penting dari administrasi kependudukan, menuntut penyimpanan data yang mendalam dan jangka panjang. Meskipun pendaftaran penduduk dapat dikelola dengan lebih fleksibel, data pencapilan memiliki kepentingan dan kontinuitas yang tinggi, sehingga memerlukan penyimpanan arsip yang terstruktur.

Mawar mengungkapkan bahwa saat ini sistem penyimpanan arsip di Disdukcapil PPU masih bersifat konvensional, dengan beberapa arsip yang dijilid dan diikat. Namun, dengan ruang penyimpanan arsip yang semakin penuh, kebutuhan akan ruang penyimpanan arsip yang lebih modern dan representatif menjadi semakin mendesak.

"Meskipun semua data tersedia di Disdukcapil, namun ruang penyimpanan kami sudah mencapai batas maksimal. Oleh karena itu, kami membutuhkan ruang khusus kearsipan yang lebih luas dan modern," tambahnya.

Dalam menghadapi tantangan ini, Mawar menekankan pentingnya untuk beralih ke arsip digital. Namun, upaya tersebut masih terhambat oleh keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memahami dan mampu mengelola kearsipan digital.

Mawar menyatakan tekadnya untuk terus meningkatkan kualitas SDM di Disdukcapil PPU agar dapat menerapkan kearsipan digital dengan lebih efisien dan modern.

"Dengan peningkatan kualitas SDM, kami berharap dapat menerapkan sistem kearsipan digital yang lebih efisien dan modern di Disdukcapil PPU," tutup Mawar.

Dengan terus meningkatkan kualitas SDM dan mengalihkan ke arsip digital, Disdukcapil PPU bertujuan untuk memperbaharui dan meningkatkan efisiensi sistem kearsipan mereka, yang diharapkan dapat mengatasi tantangan kearsipan yang rumit dan memastikan ketersediaan data yang akurat dan mudah diakses oleh masyarakat.

[RWT | ADV DISKOMINFO PPU]