Kaltimtoday.co, Penajam - Dinas Pertanian Penajam Paser Utara (PPU) telah mengembangkan strategi cerdas untuk merawat dan mengamankan arsip-arsip penting mereka. 

Kepala Sub Bagian Umum Dinas Pertanian PPU, Andi Rina Febriana, memberikan wawasan yang dalam tentang bagaimana sistem perawatan arsip menjadi kunci utama dalam menjaga integritas dan keamanan data.

“Dalam hal perawatan, karena sebelumnya banyak yang menggunakan map dengan sistem pembolongan, kita mencari solusi dengan menggandakan mapnya, jadi yang kita bolong hanya map di dalamnya saja karena lubang tersebut rawan,” jelasnya.

“Andaikan arsip-arsip sensitif seperti Surat Keputusan (SK) dan lainnya rusak, terutama untuk kenaikan pangkat, itu akan menjadi masalah,” tambah Andi Rina Febriana.

Langkah ini menunjukkan kreativitas dalam menjaga kondisi fisik arsip, terutama dokumen yang rentan terhadap kerusakan. Dengan menggandakan map dan membatasi lubang pada dokumen yang lebih rentan, Dinas Pertanian PPU berhasil mengurangi risiko kerusakan yang mungkin terjadi selama perawatan arsip.

“Saat ini, arsip untuk kepegawaian juga kami simpan dalam format elektronik. Jadi, jika Badan Kepegawaian Daerah (BKPSDM) meminta berkas itu, kami dapat mencetaknya dengan mudah,” lanjutnya.

Penggunaan teknologi, seperti pemindaian elektronik, menjadi langkah proaktif dalam mengatasi tuntutan perawatan arsip yang lebih modern. Dengan menyimpan arsip kepegawaian dalam format digital, Dinas Pertanian PPU tidak hanya meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data, tetapi juga merespons permintaan dari instansi terkait dengan cepat.

“Sedikit membingungkan juga, karena untuk arsip SK Kepegawaian, lampiran seperti daftar harus utuh. Jika terpotong, BKPSDM tidak akan menerimanya. Oleh karena itu, kami sangat memperhatikan perawatan arsip agar tetap terjaga,” tambah Andi Rina Febriana.

Penekanan pada antisipasi dan perawatan yang cermat menjadi inti dari strategi Dinas Pertanian PPU. Dengan menyadari kompleksitas arsip, terutama yang memiliki lampiran, langkah-langkah ini diarahkan untuk memastikan bahwa setiap dokumen tetap utuh dan mudah diakses.

[RWT | ADV DISKOMINFO PPU] 

Simak berita dan artikel Kaltim Today lainnya di Google News, dan ikuti terus berita terhangat kami via Whatsapp