Kaltimtoday.co, Penajam - Kepala Bidang Informasi, Komunikasi Publik, dan Kehumasan (IKPH) Diskominfo PPU, Siswanto, menghadapi tantangan dalam mengelola sistem kearsipan yang masih bersifat manual. 

Siswanto juga memaparkan kendala tersebut dan langkah-langkah yang tengah diambil untuk meningkatkan efisiensi kearsipan di dalam dinasnya.

"Saat ini, kearsipan kita masih dilakukan secara manual. Beberapa dokumen disimpan di perangkat komputer dalam folder terpisah, terutama untuk dokumentasi kegiatan Pemda PPU," ujar Siswanto.

Ia menjelaskan bahwa arsip yang berkaitan dengan pemberitaan juga masih dikelola secara manual dengan pembagian folder khusus untuk rilis dan berita yang diliput oleh staf Diskominfo PPU. 

Meskipun upaya manual telah dilakukan, Siswanto menyadari bahwa tuntutan penyimpanan arsip yang semakin besar memerlukan solusi yang lebih terstruktur dan efisien.

"Kami belum menggunakan penyimpanan berbasis cloud karena keterbatasan kapasitas, terutama di layanan seperti Google Drive yang hanya memberikan kapasitas 15 GB. Padahal, arsip dokumentasi kita memiliki file-file berukuran besar, terutama foto-foto dengan rata-rata ukuran di atas 3 MB," tambahnya.

Tantangan lain yang dihadapi adalah keterbatasan ruangan yang mempengaruhi kenyamanan kerja staf. Diskominfo PPU berencana untuk menyediakan ruangan khusus guna menyimpan arsip-arsip tersebut agar tidak mengganggu ruang kerja.

"Kita enggak ada ruangan khusus, sangat terbatas di sini. Ini saja ruangan kita sudah penuh, seharusnya ruangan kerja ini harus bersih dari arsip-arsip. Kita mesti ada ruangan khusus supaya suasana kerja juga agak enak. Kalau ruangan penuh arsip begini kan agak kumuh," kata Siswanto.

Meskipun menghadapi tantangan, Diskominfo PPU terus berupaya meningkatkan sistem kearsipan dan pelayanan informasi publik. Hal ini bertujuan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada masyarakat dan menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat.

[RWT | ADV DISKOMINFO PPU]