Kaltimtoday.co, Bontang - Proses pencarian arsip aset internal kini menjadi lebih mudah melalui hadirnya inovasi Digital Arsip Barang Daerah atau DIRGADA. Sistem berbasis web ini dikembangkan untuk membantu percepatan akses dokumen terkait barang milik daerah di lingkungan DPMPTSP Bontang.

Inovasi tersebut lahir dari proyek aktualisasi Pelatihan Dasar (Latsar) CPNS yang digarap oleh Penata Laksana Barang DPMPTSP Bontang, Yolanda Paskalin Dudung Sorreng. DIRGADA dirancang untuk menggantikan sistem arsip fisik yang selama ini rawan tercecer, sulit ditelusuri, dan memerlukan waktu lama ketika dibutuhkan untuk audit maupun rekonsiliasi data.

Selama ini proses pencarian dokumen dilakukan secara manual. Petugas harus membuka satu per satu bundel arsip agar menemukan berkas tertentu. Melalui DIRGADA, seluruh arsip aset diinput dan dikategorikan sesuai klasifikasi agar dapat diakses melalui laptop maupun ponsel.

''Selama ini arsip masih konvensional dan sering memakan waktu saat dicari kembali. Dengan DIRGADA, semua dokumen diakses dalam satu database,'' ujar Yolanda.

Sistem ini dibangun menggunakan platform Notion dan dikembangkan menjadi database internal. Setiap dokumen diunggah dan dilengkapi metadata sehingga dapat ditemukan melalui fitur pencarian. Aksesnya juga tidak terbatas waktu atau lokasi, karena pegawai dapat memindai barcode atau menggunakan tautan khusus untuk membuka arsip kapan saja.

DIRGADA juga disiapkan untuk dikembangkan lebih luas. Yolanda menyampaikan bahwa sistem ini berpotensi diintegrasikan dengan bagian arsip daerah atau unit lain di masa mendatang. “Arah pengembangannya bukan hanya digitalisasi, tetapi membangun sistem pengarsipan yang lebih tertib dan mudah dipakai,'' katanya.

Selain membuat proses lebih efektif, DIRGADA diharapkan memperkuat akuntabilitas pengelolaan aset daerah. ''Lewat sistem digital ini, pencarian arsip lebih cepat dan data tersimpan rapi sehingga mempermudah pemeriksaan dan validasi,'' tandasnya.

[ADV DPMPTSP BONTANG]