SAMARINDA, Kaltimtoday.co - Ketersediaan sarana dan prasarana memadai menjadi elemen penting dalam pengelolaan arsip. Namun, sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kalimantan Timur masih menghadapi kendala besar akibat kurangnya fasilitas penyimpanan arsip, seperti filling cabinet.

Kepala Bidang Kearsipan dan Tenaga Kearsipan (PKTK) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Diana Rosalita, mengungkapkan bahwa minimnya sarana ini menjadi hambatan utama dalam upaya peningkatan kualitas pengelolaan arsip.

“Banyak OPD yang masih memiliki keterbatasan sarana penyimpanan arsip. Sebagian besar dokumen penting masih disimpan secara manual di tempat yang kurang memadai, bahkan ada yang hanya menumpuk di sudut ruangan,” ujar Diana, Senin, (9/12/2024).

Menurut Diana, keterbatasan filling cabinet di beberapa OPD disebabkan oleh alokasi anggaran yang belum memprioritaskan kebutuhan pengelolaan arsip.

“Padahal, filling cabinet dan rak arsip adalah kebutuhan dasar untuk menyimpan dokumen secara terstruktur. Jika fasilitas ini tidak tersedia, tentu akan sulit bagi OPD untuk menjaga kerapian dan aksesibilitas arsip mereka,” jelas Diana.

Minimnya fasilitas penyimpanan arsip juga berdampak pada kualitas pelayanan publik. Arsip yang tidak tersimpan dengan baik sering kali sulit ditemukan saat diperlukan, sehingga memperlambat proses administrasi dan pelayanan kepada masyarakat.

“Ini bukan hanya soal estetika, tetapi soal efisiensi. Arsip yang terkelola dengan baik akan mempermudah akses informasi dan mendukung pengambilan keputusan,” tambahnya.

DPK Kaltim telah memberikan rekomendasi kepada OPD terkait pentingnya pengadaan fasilitas penyimpanan arsip. Namun, implementasi rekomendasi tersebut sering kali terkendala oleh keterbatasan anggaran dan rendahnya kesadaran pimpinan OPD terhadap urgensi pengelolaan arsip.

“Kami paham bahwa setiap OPD memiliki prioritas masing-masing, tetapi pengelolaan arsip tidak boleh diabaikan. Arsip adalah bukti legal yang mendukung akuntabilitas,” tegas Diana.

Diana berharap, di masa mendatang, pengelolaan arsip di OPD tidak lagi terhambat oleh keterbatasan sarana dan prasarana.

“Hal ini harus diupayakan agar mempermudah dan mendukung tata kelola pemerintahan yang transparan dan akuntabel,” tutupnya.

[TOS | ADV DPK KALTIM]