BARONG TONGKOK, Kaltimtoday.co - Dinas Arsip dan Perpustakaan (Diarpus) Kutai Barat (Kubar) memusnahkan 2.256 berkas arsip inaktif dengan masa retensi di bawah 10 tahun yang telah tersimpan sejak 2011 hingga 2019. Langkah ini bertujuan untuk mengurangi beban penyimpanan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna serta meningkatkan efisiensi dalam pengelolaannya.

Kepala Diarpus Kubar, Yosef Stevenson, menjelaskan bahwa arsip yang dimusnahkan merupakan dokumen yang telah melewati masa retensi dan tidak lagi memiliki nilai administratif, hukum, atau finansial.

“Pemusnahan ini bertujuan untuk mengurangi volume arsip yang tidak lagi bermanfaat, menjaga kerapian, serta meringankan beban penyimpanan di lingkungan Pemkab Kubar,” ujar Yosef dalam acara Pemusnahan Arsip dan Serah Terima Arsip Statis Tahun 2024, Kamis (7/11/2024), di Gedung Depo Arsip Kubar, Barong Tongkok.

Proses pemusnahan arsip ini melibatkan beberapa instansi terkait, termasuk Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur, Bagian Hukum Setkab Kubar, Inspektorat Kubar, dan Satpol PP Kubar.

“Pemusnahan arsip ini dilakukan dengan memperhatikan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar tetap sesuai dengan jadwal retensi arsip,” tambah Yosef.

Mewakili Bupati Kutai Barat FX Yapan, Yustinus Giri, Staf Ahli Bupati Bidang Masyarakat dan SDM, menyampaikan dukungan penuh terhadap kegiatan ini. Menurutnya, pemusnahan arsip inaktif adalah langkah penting untuk menciptakan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan arsip di setiap perangkat daerah.

“Namun, saya mengingatkan agar pemusnahan arsip dilakukan dengan benar dan mengacu pada prosedur yang berlaku. Arsip, meskipun sudah tidak aktif, tetap menjadi bukti penting terkait transaksi, kinerja, atau kepemilikan,” ujar Yustinus.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur juga menyampaikan apresiasi terhadap langkah Diarpus Kubar ini. Kepala Bidang Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPK Kaltim, Diana Rosalita, menilai kegiatan pemusnahan arsip yang terencana menunjukkan komitmen Kubar dalam meningkatkan kualitas pengelolaan arsip daerah.

“Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna adalah bagian penting dari tata kelola kearsipan yang efisien. Dengan langkah ini, Kutai Barat menunjukkan bahwa mereka tidak hanya menjaga kerapian arsip, tetapi juga menciptakan ruang lebih untuk arsip yang masih aktif dan penting,” ungkap Diana.

Diana juga menegaskan bahwa setiap proses pemusnahan harus mengacu pada jadwal retensi arsip dan mendapatkan persetujuan dari pihak berwenang.

“Langkah ini adalah cerminan komitmen untuk mendukung tata kelola pemerintahan yang lebih transparan dan akuntabel. Kami di DPK Kaltim siap terus memberikan pendampingan kepada daerah yang ingin memperbaiki pengelolaan arsip mereka,” tutup Diana.

[TOS | ADV DPK KALTIM]