SAMARINDA, Kaltimtoday.co - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur menegaskan pentingnya pengelolaan arsip dinamis yang efektif untuk menjaga akuntabilitas dan transparansi dalam administrasi pemerintahan. Arsip dinamis yang dikelola dengan baik dapat mendukung kegiatan operasional dan memastikan keberlanjutan tata kelola yang profesional.

Arsiparis DPK Kalimantan Timur, Aris, menyampaikan bahwa pengelolaan arsip dinamis harus dilakukan secara sistematis. "Arsip dinamis harus dikelola secara efektif dan efisien untuk menjaga akuntabilitas dan transparansi pengarsipan," ujarnya, Sabtu (07/12/2024).

Arsip dinamis, menurut Aris, adalah dokumen yang digunakan langsung dalam kegiatan operasional dan memiliki jangka waktu penyimpanan tertentu. Proses pengelolaannya melibatkan tahap penciptaan dokumen seperti surat, laporan, atau catatan lainnya yang mendukung aktivitas harian. Setelah itu, dokumen digunakan dan dipelihara untuk memastikan dapat diakses saat dibutuhkan.

Ketika dokumen sudah tidak lagi aktif digunakan, statusnya berubah menjadi arsip inaktif, namun tetap disimpan sesuai kebijakan retensi arsip yang berlaku. Langkah terakhir adalah pemusnahan dokumen yang sudah tidak diperlukan atau pengalihannya ke arsip statis untuk penyimpanan jangka panjang.

“Pengelolaan arsip yang terencana dengan baik tidak hanya mendukung operasional, tetapi juga meningkatkan efisiensi birokrasi dan menjaga integritas data,” jelas Aris.

[TOS | ADV DPK KALTIM]