SAMARINDA, Kaltimtoday.co - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur terus mendorong peningkatan kualitas pengelolaan arsip dinamis aktif di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) melalui program pengadaan sarana dan prasarana (sapras). Program ini bertujuan untuk meningkatkan indeks kearsipan provinsi dan mendukung tata kelola administrasi yang lebih baik di OPD.

Menurut Arsiparis DPK Kaltim, Zainuddin, pengadaan ini didasarkan pada hasil audit kearsipan sebelumnya, yang menunjukkan nilai pengelolaan arsip masih perlu ditingkatkan.

“Dari hasil audit selama 2021 hingga 2024, banyak OPD yang nilainya rendah karena kurang memadai dalam sarana dan prasarana arsip. Ini menjadi perhatian kami karena sapras berkontribusi signifikan terhadap nilai audit kearsipan,” ujar Zainuddin, Selasa (3/12/2024), saat menyerahkan filling cabinet di Dinas Perhubungan Kaltim.

Sebagai langkah awal, DPK Kaltim memberikan satu set sarana pengelolaan arsip berupa filling cabinet, sekat primer, sekunder, tersier, serta folder kepada 37 dinas di Kaltim. Setiap OPD mendapatkan tiga set sapras sebagai pilot project untuk pengelolaan arsip.

“Ini kami berikan sebagai sampel agar OPD memiliki gambaran jelas mengenai standar sarana pengelolaan arsip. Selebihnya, kekurangannya mereka lengkapi sendiri,” jelas Zainuddin.

Zainuddin menegaskan bahwa program ini tidak hanya bertujuan untuk memenuhi kebutuhan dasar OPD, tetapi juga untuk meningkatkan indeks kearsipan provinsi.

“Indeks kearsipan dihitung dari dua elemen: 40 persen nilai audit OPD dan 60 persen dari kinerja lembaga kearsipan provinsi. Dengan peningkatan nilai audit OPD, indeks kearsipan kita juga akan membaik,” tambahnya.

Sapras yang disediakan, seperti sekat primer, sekunder, tersier, dan folder, membantu OPD mengelola arsip secara lebih terstruktur.

“Setiap jenis dokumen, seperti kepegawaian atau administrasi, memiliki kode dan subkode tertentu. Dengan peralatan ini, pengelolaan arsip menjadi lebih efisien dan terorganisasi,” terang Zainuddin.

Zainuddin berharap program ini tidak hanya berdampak pada nilai audit, tetapi juga pada perubahan budaya kerja di OPD. Menurutnya, pengelolaan arsip yang baik adalah langkah kecil yang berdampak besar pada tata kelola pemerintahan.

“Arsip adalah dasar administrasi. Jika dikelola dengan baik, akan memberikan fondasi yang kuat untuk pelayanan publik,” tutupnya.

[TOS | ADV DPK KALTIM]