SAMARINDA, Kaltimtoday.co - Tantangan besar dalam membangun budaya pengarsipan terus menjadi perhatian Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur. Meskipun pengelolaan arsip merupakan kewajiban penting, masih banyak pegawai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang belum memahami fungsi dan manfaat sistem pengarsipan yang baik.

Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim, Zainuddin, mengungkapkan bahwa kendala ini sering kali ditemukan saat audit kearsipan atau distribusi fasilitas pengelolaan arsip seperti filing cabinet.

“Ada beberapa OPD yang bahkan tidak tahu cara menggunakan filing cabinet. Mereka bertanya, ‘Ini buat apa?’. Ini menunjukkan bahwa kesenjangan pemahaman masih cukup lebar,” katanya, Senin (9/12/2024).

Menurut Zainuddin, penyebab utama rendahnya budaya pengarsipan adalah pandangan bahwa arsip tidak memiliki nilai strategis. Arsip sering diperlakukan seperti dokumen biasa, hanya ditumpuk tanpa sistem atau dibiarkan rusak di sudut ruangan.

“Padahal, arsip adalah bukti administratif yang sangat penting untuk akuntabilitas dan pengambilan keputusan. Jika tidak dikelola dengan baik, dampaknya akan dirasakan langsung pada kualitas pelayanan publik,” tegasnya.

DPK Kaltim berupaya keras untuk mengubah paradigma ini. Salah satunya melalui bimbingan teknis (bimtek) dan pelatihan khusus kepada OPD. Selain itu, DPK juga aktif mendistribusikan fasilitas seperti filing cabinet sekaligus memberikan pembekalan teknis tentang cara penggunaannya.

“Kami ingin memastikan bahwa pengarsipan menjadi kebiasaan, bukan hanya sekadar upaya menjelang audit. Kalau budaya pengarsipan sudah terbentuk, OPD akan lebih siap menghadapi pemeriksaan kapan saja,” ujar Zainuddin.

Zainuddin menegaskan bahwa keberhasilan membangun budaya pengarsipan tidak hanya bergantung pada DPK Kaltim, tetapi juga membutuhkan kerja sama dari seluruh OPD.

“Ini bukan hanya soal memberikan fasilitas. Kami juga harus membangun pola pikir baru yang menempatkan arsip sebagai aset penting dalam pelayanan publik,” tambahnya.

DPK Kaltim berharap bahwa melalui upaya pembekalan dan distribusi sarana pendukung, budaya pengarsipan di OPD dapat semakin berkembang. Langkah ini diyakini akan meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi di lingkungan pemerintahan daerah.

“Arsip bukan sekadar dokumen, tetapi fondasi tata kelola yang baik. Dengan budaya pengarsipan yang kuat, pelayanan publik akan lebih terjamin dan terpercaya,” tutup Zainuddin.

[TOS | ADV DPK KALTIM]