SAMARINDA, Kaltimtoday.co - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur mengingatkan seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) untuk lebih serius dalam mengelola arsip. Kelalaian dalam pengelolaan arsip tidak hanya berdampak pada nilai audit kearsipan, tetapi juga berpotensi memunculkan kasus hukum di masa depan.

Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim, Zainuddin, menjelaskan bahwa arsip memiliki fungsi yang sangat penting sebagai bukti administratif dan hukum.

“Kalau arsip tidak dikelola sesuai aturan, bisa menjadi masalah besar. Tidak hanya menurunkan indeks kearsipan, tetapi juga dapat memicu kasus hukum terkait pertanggungjawaban administrasi,” kata Zainuddin, Senin (9/12/2024).

Menurut Zainuddin, salah satu penyebab utama kelalaian adalah minimnya sarana dan prasarana di OPD. Sekitar 90 persen OPD di Kalimantan Timur belum memiliki fasilitas penyimpanan arsip seperti filing cabinet yang memadai.

“Arsip menumpuk tanpa pengelolaan yang terstruktur. Kalau begini, berkas tidak akan tertata dengan baik dan rawan hilang, sehingga mempersulit proses pemeriksaan atau audit,” jelasnya.

Sebagai upaya mencegah kelalaian, DPK Kaltim mulai mendistribusikan filing cabinet ke beberapa OPD. Selain itu, DPK juga menyediakan layanan bimbingan teknis bagi OPD yang membutuhkan bantuan dalam pengelolaan arsip.

Zainuddin menegaskan bahwa tata kelola arsip yang baik tidak hanya berfungsi untuk meningkatkan indeks kearsipan, tetapi juga memberikan rasa aman secara hukum bagi OPD. Arsip yang terorganisir dengan baik akan mempermudah setiap proses audit, evaluasi, maupun pemeriksaan terkait kinerja organisasi.

“Kami meminta OPD bersurat ke DPK jika ada kendala. Kami siap memberikan pendampingan untuk memastikan arsip dikelola sesuai standar,” katanya.

Melalui program distribusi fasilitas dan pendampingan, DPK Kaltim berharap OPD di Kalimantan Timur dapat segera berbenah dalam hal pengelolaan arsip.

“Arsip bukan sekadar dokumen, tetapi aset berharga yang menjadi bukti hukum. Jangan sampai kelalaian dalam mengelola arsip menimbulkan masalah besar di kemudian hari,” tutup Zainuddin.

[TOS | ADV DPK KALTIM]