SAMARINDA, Kaltimtoday.co - Arsip Covid-19 tidak hanya menjadi catatan sejarah, tetapi juga referensi penting untuk menghadapi potensi wabah serupa di masa depan. Namun, upaya untuk menjaga dan mengelola arsip-arsip ini menghadapi sejumlah tantangan besar, baik dari sisi teknis maupun kesadaran akan pentingnya arsip di kalangan Organisasi Perangkat Daerah (OPD).

Di Kota Samarinda, misalnya, sebanyak 1.450 arsip Covid-19 tersebar di 76 perangkat daerah. Arsip tersebut mencakup dokumen penting seperti data penanganan pasien, alokasi bantuan sosial, hingga kebijakan strategis yang diambil selama pandemi. Risnawati, Arsiparis DPK Kalimantan Timur, menyebutkan bahwa salah satu tantangan utama adalah memastikan seluruh arsip yang tercipta dapat diidentifikasi dan dikelola dengan standar yang telah ditetapkan.

“Kami terus berkolaborasi dengan LKD Kota Samarinda untuk memastikan seluruh arsip, baik yang terdata maupun belum, dapat tertangani dengan baik. Hal ini memerlukan proses akuisisi dan penyusunan yang cukup kompleks,” ujar Risnawati, Kamis (7/11/2024).

Kesadaran akan pentingnya arsip Covid-19 sering kali menjadi kendala. Kepala Bidang Pengelolaan Arsip DPK Samarinda, Irawan, mengungkapkan bahwa sebelumnya arsip ini kurang mendapat perhatian karena dianggap tidak lagi relevan setelah pandemi mereda.

“Banyak arsip yang kurang diperhatikan, padahal arsip Covid-19 memiliki nilai guna dan sejarah yang sangat penting. Tantangannya adalah bagaimana menyamakan persepsi ini di seluruh perangkat daerah,” katanya.

Selain itu, keterbatasan sumber daya manusia yang terampil dalam pengelolaan arsip juga menjadi hambatan. Tidak semua OPD memiliki tenaga arsiparis yang memadai untuk mengelola dokumen secara profesional.

Pelaksana Tugas (Plt) Kepala DPK Kaltim, Anita Natalia Krisnawati, menekankan bahwa arsip Covid-19 harus dikelola dengan standar yang tinggi agar tetap relevan dan berguna di masa depan. Arsip-arsip ini tidak hanya sebagai catatan administratif, tetapi juga sebagai bukti sahih perjalanan sebuah OPD dalam menghadapi pandemi.

“Arsip Covid-19 adalah bagian penting dari track record pemerintah. Pengelolaan yang tidak tepat bisa menghilangkan potensi besar arsip ini sebagai referensi untuk evaluasi dan pengambilan keputusan di masa depan,” jelas Anita.

Untuk mengatasi tantangan ini, DPK Kaltim telah melakukan berbagai langkah, seperti pendampingan kepada OPD dan sosialisasi mengenai pentingnya arsip Covid-19. Upaya ini diharapkan dapat mendorong kesadaran dan memberikan panduan bagi perangkat daerah dalam menyelamatkan arsip mereka.

“Kami tidak hanya memastikan arsip-arsip ini tertata rapi, tetapi juga mendorong digitalisasi sebagai langkah lanjutan untuk menjaga keamanan dokumen dari risiko fisik,” tambah Anita.

Penyelamatan arsip Covid-19 bukan sekadar urusan administratif, tetapi juga upaya untuk mewariskan sejarah kepada generasi mendatang. Arsip ini merekam berbagai upaya pemerintah, tantangan yang dihadapi, serta solusi yang diterapkan selama pandemi.

[TOS | ADV DPK KALTIM]