SAMARINDA, Kaltimtoday.co - Dalam upaya meningkatkan pemahaman tentang pengelolaan kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur menerima kunjungan kerja dari Pemerintah Desa Gunung Mulia bersama Kecamatan Babulu, Penajam Paser Utara (PPU), Kamis (5/12/2024). 

Kunjungan yang berlangsung di Kantor DPK Kaltim di Jalan Bung Tomo, Samarinda Seberang, dihadiri oleh 29 orang, terdiri atas 19 perwakilan Pemerintah Desa Gunung Mulia, 7 anggota Badan Permusyawaratan Desa (BPD), dan 3 perwakilan Kecamatan Babulu. 

Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim, Rachmadiana, menjelaskan pentingnya pengelolaan arsip dinamis di kantor pemerintahan, yang dapat bertransformasi menjadi arsip statis sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). 

“Arsip yang memiliki nilai sejarah bisa diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), seperti yang dikelola oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan di Kabupaten PPU,” ujar Rachmadiana.

Kunjungan ke Fasilitas Modern Kearsipan

Kegiatan ini dimulai dengan pemutaran video profil DPK Kaltim yang menjelaskan tugas dan fungsi dinas sebagai pengelola arsip statis. Para tamu juga diperkenalkan pada galeri arsifoto, yang memuat dokumentasi sejarah pembangunan Kalimantan Timur dan foto-foto Gubernur Kaltim dari masa ke masa. 

Kunjungan kemudian dilanjutkan ke Gedung Depo, di mana para peserta melihat fasilitas modern yang digunakan untuk penyimpanan arsip statis. Rachmadiana berharap fasilitas ini dapat menjadi contoh bagi pemerintah desa untuk mengembangkan sistem kearsipan yang lebih baik. 

“DPK Kaltim menyediakan sarana lengkap, mulai dari rak penyimpanan khusus hingga sistem pengelolaan berbasis teknologi. Hal seperti ini dapat diterapkan di tingkat desa untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip,” jelasnya.

Sebagai penutup, DPK Kaltim mendorong peserta untuk memanfaatkan teknologi dalam pengelolaan arsip, seperti aplikasi Srikandi, yang mendukung sistem kearsipan elektronik. 

“Yang terpenting adalah setiap arsip memiliki daftar isi dan tersusun rapi sesuai kategori, baik itu dalam bentuk fisik maupun digital,” tambah Rachmadiana.

Kunjungan ini diharapkan dapat memotivasi pemerintah desa untuk lebih memperhatikan pentingnya pengelolaan arsip, tidak hanya sebagai dokumen administratif tetapi juga sebagai bagian dari warisan sejarah daerah. 

[TOS | ADV DPK KALTIM]