Kaltimtoday.co, Penajam - Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip (Dispusip) Penajam Paser Utara (PPU) menghadapi tantangan besar dalam pengelolaan dan penyimpanan dokumen penting milik pemerintah daerah. 

Kepala Bidang Kearsipan Dispusip PPU, Sulaiman, menyoroti kebutuhan mendesak untuk ruang penyimpanan yang lebih memadai demi keberlanjutan dan keamanan arsip-arsip yang dianggap krusial.

"Dokumen yang kami anggap penting atau dinilai penting, masih dititipkan di kantor Organisasi Perangkat Daerah (OPD) masing-masing karena kita belum memiliki ruang penyimpanan dan orang yang berwenang untuk mengelola itu. Ini tentu menjadi tantangan besar bagi kami," ungkap Sulaiman.

Keberadaan dokumen-dokumen ini di berbagai OPD menimbulkan kekhawatiran mengenai keamanan dan keselamatan arsip dalam jangka panjang. Tanpa pengelolaan yang terpusat dan kondisi penyimpanan yang sesuai, dokumen penting berisiko mengalami kerusakan yang bisa menghilangkan informasi penting terkait administrasi dan sejarah lokal.

"Kami telah menyampaikan kepada Penjabat (Pj) Bupati PPU mengenai kebutuhan penganggaran atau sewa gudang yang representatif untuk menyimpan arsip. Aspek-aspek seperti sirkulasi udara dan kelembaban udara harus dijaga, karena hal ini sangat mempengaruhi keawetan dokumen. Kertas yang tidak diperhatikan sirkulasi udara dan kelembabannya bisa lengket di plastik," jabarnya.

Upaya Dispusip PPU mencari solusi penyimpanan ini tidak hanya fokus pada pengamanan fisik dokumen, tetapi juga pencegahan kerusakan jangka panjang yang bisa disebabkan oleh faktor lingkungan.

Sulaiman menyebutkan bahwa, idealnya arsip harus disimpan dalam kondisi yang kontrol suhu dan kelembaban, menghindari sinar matahari langsung, dan terlindung dari risiko banjir atau kebakaran.

Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, Sulaiman dan timnya berencana mengajukan proposal penganggaran lebih lanjut kepada pemerintah daerah. Proposal ini akan mencakup rincian biaya pembelian atau sewa gudang, serta adaptasi gudang tersebut menjadi arsip yang standar, mencakup sistem keamanan fisik dan digital.

[RWT | ADV DISKOMINFO PPU]